Corporate Governance

PRAN RFL: Statement of Commitment to Corporate Governance

September 2018
The company recognizes that PRAN/RFL was created and built by Maj. Gen. Amjad Khan Chowdhury and is currently led by his son, Mr. Ahsan Chowdhury the Chairman & CEO and his daughter, Mrs Uzma Chowdhury as Finance Director. Mr. Choudhury and his family intend to retain effective control of the group over the medium term.
Mr Choudhury and his family remain committed to the Mission Statement defined by Maj. Gen Amjad Chowdhury: “Poverty and Hunger are curses. Our aim [is to promote] general employment and earn dignity and self-respect for our compatriots through profitable enterprises.”
While retaining control of PRAN/RFL, Mr. Chowdhury and his family are committed to leading a broad process that will strengthen the Corporate Governance policies and practices of the PRAN/RFL Group in a way that will bring benefits to the Group and its constituent businesses, its employees, its clients, its investors, other stakeholders, and also to its shareholders.
Creation of an Advisory Board/Board of Directors
PRAN/RFL is committed to creating an Advisory Board, and in due course, a formal Board of Directors, that will provide high level guidance and oversight of the company’s operations. This Advisory Board will include Independent members as well as executives.
The Advisory Board will have Terms of Reference.
The Board will designate one of its members to lead oversight of Audit and Internal Controls, one of its members to lead oversight of HR, and one of its members to lead oversight of risks. Each of these designated members will present a short, written report at each board meeting, identifying priorities for action in the respective subject matter area.
As the Advisory Board transitions into a more formal Board of Directors, an Audit Committee and an HR Committee will be created with two or three members.
A well-qualified Corporate Secretary will provide administrative support and guidance to the Advisory Board and to the Board of Directors.
Clear Management Structures
PRAN/RFL recognizes that the role of an Advisory Board /Board of Directors is different from that of senior management.
The Group is committed to creating clear management structures with logical reporting lines that are rooted in formal job descriptions.
The Group recognizes that as it expands and adds new business lines and legal entities, management structures must evolve.
Strong internal controls
PRAN/RFL believes that strong internal controls will not only safeguard the company’s assets but that they will also make PRAN/RFL a better place to work because everyone will know what is expected of them and how their own work related to the work of those around them.
Everyone in a company is responsible for ensuring that internal controls are followed, but the internal audit department has a particular role to play: providing independent assurance to internal controls are effective and also providing expert guidance on how best to design and implement internal controls.
PRAN/RFL is committed to building a strong internal control department that operates independently of the business lines and reports directly to the Advisory Board/Board of Directors.
As part of this commitment to strong internal controls, PRAN/RFL is committed to having its legal entities audited by audit firms that have the highest reputation in Bangladesh and the region. Where necessary, audit firms will be changed.
PRAN/RFL believes that being transparent about its ambitions and its performance will bring benefits to the Group. Externally, transparency will give greater assurance to clients, suppliers and investors that the company is on the right track. Internally, transparency will hold everyone to a high standard – it will ensure that what we do is what we say that we do.
Within this overall view of transparency, the Group recognizes that confidential and competitive information must not be disclosed. All employees have an obligation to safeguard such information.
PRAN/RFL is committed to increasing the amount of information that it discloses about itself on its website.
Treating Shareholders Fairly
The Choudhury family holds the great majority of shares in most of the legal entities that comprise the PRAN/RFL group, but there are minority shareholders in many of the companies, and in two of them, there is a substantial proportion of shares traded publicly on the stock exchange. As the Group develops, it is reasonable to assume that the amount of money invested by minority shareholders will increase.
PRAN/RFL recognizes that if it takes people’s money as investments it must treat those people fairly. Minority investors must be able to exercise any legal rights that they have (for example, to attend Annual Shareholders Meetings) and they must be given the information they need to monitor the performance of their investments.
Part of the work of the Advisory Board/Board of Directors will be to ensure that minority shareholders are being treated fairly.
কর্পোরেট গভর্নেন্স: প্রাণ- আর এফ এল গ্রুপ
প্রতিশ্রুতি বিবৃতি, সেপ্টেম্বর ২০১৮

প্রাণ-আর এফ এল গ্রুপ এই মর্মে প্রত্যয়ন করছে যে, মরহুম মেজর জেনারেল আমজাদ খান চৌধুরী প্রাণ-আর এফ এল গ্রুপ প্রতিষ্ঠাতা ছিলেন। বর্তমানে এই গ্রুপের নেতৃত্বে রয়েছেন তাঁর পুত্র জনাব আহসান খান চৌধুরী যিনি গ্রুপের চেয়ারম্যান ও প্রধান নির্বাহী কর্মকর্তা (সিইও) হিসেবে এবং তাঁর কন্যা মিসেস উজমা চৌধুরী যিনি এই গ্রুপের পরিচালক(অর্থ) হিসেবে কর্মরত আছেন। মরহুম চৌধুরী ও তাঁর পরিবার মধ্যবর্তী সময়কালে গ্রুপের কার্যকর নিয়ন্ত্রণ বজায় রাখতে সচেষ্ট ছিলেন।
জনাব আহসান খান চৌধুরী ও তাঁর পরিবার, মরহুম মেজর জেনারেল আমজাদ খান চৌধুরী কর্তৃক নির্ধারিত ব্রত ও উদ্দেশ্যের উপর প্রতিশ্রুতিবদ্ধ আর তা হলো যথাক্রমে “দারিদ্র ও ক্ষুধা জীবনের অভিশাপ” এবং “লাভজনক ব্যবসায়িক কার্যক্রমের মাধ্যমে কর্মসংস্থানের সুযোগ সৃষ্টিপূর্বক মানুষের মর্যাদা ও আত্মসম্মান বৃদ্ধি করা”।
প্রান-আরএফএল গ্রুপের সার্বিক কার্যক্রম পরিচালনা করার জন্য একটি পরিচালনা পর্ষদ গঠন করা আবশ্যক। এই পর্ষদ কর্তৃক কর্পোরেট গভর্নেন্স পলিসি প্রবর্তন ও বাস্তবায়ন করে সার্বিক কার্যক্রম পরিচালিত হলে গ্রুপের শুধুমাত্র সার্বিক উন্নতি নিশ্চিত হবে না বরং কর্মচারী, ভোক্তা, বিনিয়োগকারী এবং সরবরাহকারী সহ অন্যান্য সকল অংশীদারদের স্বার্থ রক্ষা করা সম্ভব হবে। কাজেই একটি শক্তিশালী পরিচালনা পর্ষদ গঠনের মাধ্যমে ও যথাযথ কর্পোরেট গভর্নেন্স পলিসি প্রবর্তন করে সকলের স্বার্থ রক্ষা করার জন্য প্রাণ- আরএফএল গ্রুপ বদ্ধ পরিকর।
একটি উপদেষ্টা পর্ষদ / পরিচালনা পর্ষদ গঠন
প্রাণ- আর এফ এল গ্রুপ একটি উপদেষ্টা পর্ষদ এবং যথাসময়ে, একটি সাধারণ পরিচালনা পর্ষদ গঠনে প্রতিশ্রুতিবদ্ধ, যে পর্ষদ উচ্চ পর্যায়ের নির্দেশিকা এবং কোম্পানির কার্যকলাপগুলি তত্ত্বাবধানে দিক নির্দেশনা প্রদান করবে। এই উপদেষ্ঠা পর্ষদ কিছু স্বাধীন সদস্য এবং কিছু নির্বাহীদেরকে অন্তর্ভুক্ত করবে ।
উপদেষ্টা পর্ষদের কিছু রেফারেন্স শর্তাবলী থাকবে
পর্ষদ তার সদস্যদের একজনকে অডিট/নিরীক্ষা ও অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ তত্ত্বাবধানে, একজনকে মানব সম্পদ (এইচ আর) এর তত্ত্বাবধানে এবং একজনকে ঝুঁকি তত্ত্বাবধানে নেতৃত্ব দিতে মনোনীত করবে। এই মনোনীত সদস্যদের প্রত্যেকে প্রতিটি পর্ষদ মিটিংয়ে তাদের সংশ্লিষ্ট বিষয়ে কর্মকাণ্ডের অগ্রাধিকার সনাক্ত পূর্বক একটি সংক্ষিপ্ত ও লিখিত রিপোর্ট পেশ করবে।
উপদেষ্টা পর্ষদকে একাধিক আনুষ্ঠানিক পরিচালনা পর্ষদের মধ্যে স্থানান্তরের ক্ষেত্রে, দুই বা তিন সদস্য বিশিষ্ট একটি অডিট কমিটি এবং একটি মানব সম্পদ (এইচ আর) কমিটি গঠন করা হবে। তা ছাড়া, একজন উপযুক্ত যোগ্যতা সম্পন্ন কর্পোরেট সচিব থাকবে যিনি উপদেষ্টা পর্ষদ ও পরিচালনা পর্ষদকে প্রশাসনিক সহায়তা এবং দিক নির্দেশনা প্রদান করবে।
ব্যবস্থাপনা কাঠামো
প্রাণ-আরএফএল গ্রুপ স্বীকার করে যে, একজন উপদেষ্টা পর্ষদ / পরিচালক পর্ষদের ভূমিকা সিনিয়র ম্যানেজমেন্টের চেয়ে ভিন্ন। এই গ্রুপ যৌক্তিক প্রতিবেদন লাইনের সহিত স্পষ্ট ব্যবস্থাপনা কাঠামো তৈরিতে প্রতিশ্রুতিবদ্ধ যা আনুষ্ঠানিক কাজের বর্ণনাবলিতে লিপিবদ্ধ। এই গ্রুপ স্বীকার করে যে, যেহেতু এই প্রতিষ্ঠান নতুন ব্যবসায় বিস্তৃতি ও আইনী বিষয়াবলিকে প্রতিনিয়ত যুক্ত করে, ফলে ব্যবস্থাপনা কাঠামোগুলি অবশ্যই বিকাশ করতে হবে।
শক্তিশালী অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ
প্রাণ- আর এফ এল গ্রুপ বিশ্বাস করে যে শক্তিশালী অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ কেবল গ্রুপের সম্পদের সুরক্ষাই করবে না বরং তা গ্রুপ কে আরও শক্তিশালী অবকাঠামো দিবে কাজ করার জন্য। উপরন্তু প্রত্যেকেই জানবে তাদের কাছ থেকে কী প্রত্যাশা করা যায় এবং তাদের নিজস্ব কাজগুলি তাদের চারপাশের মানুষের কাজের সাথে কীভাবে সম্পর্কিত।
একটি কোম্পানির প্রত্যেকেই অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণগুলো পালন নিশ্চিতকরণে দায়বদ্ধ, তবে অভ্যন্তরীণ অডিট/নিরীক্ষা বিভাগকে বিশেষ ভূমিকা পালন করতে হবে। আর তা হলো, অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ কার্যকরে স্বাধীন আশ্বাস এবং তা ডিজাইন ও বাস্তবায়নে যথাযথ নির্দেশনা প্রদান করতে হবে।
প্রাণ- আর এফ এল গ্রুপ একটি শক্তিশালী অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ বিভাগ গঠনের জন্য প্রতিশ্রুতিবদ্ধ যা ব্যবসায়িক লাইনগুলির স্বাধীনভাবে পরিচালনা করে এবং সে বিভাগ সরাসরি উপদেষ্টা পর্ষদ / পরিচালনা পর্ষদের কাছে রিপোর্ট করে।
দৃঢ় অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণের এই প্রতিশ্রুতির অংশ হিসাবে, যে অডিট ফার্মগুলোর বাংলাদেশে এবং আঞ্চলিক সর্বোচ্চ খ্যাতি রয়েছে সেই অডিট ফার্মগুলি দ্বারা প্রাণ- আর এফ এল গ্রুপ এর আইনগতসত্তা অধিকারী প্রতিষ্ঠানগুলো অডিট করার জন্য প্রতিশ্রুতিবদ্ধ । আর প্রয়োজনে, অডিট ফার্ম পরিবর্তন করা হবে।

প্রাণ- আর এফ এল গ্রুপ বিশ্বাস করে যে, প্রতিষ্ঠানের উচ্চাকাঙ্ক্ষা এবং কর্মক্ষমতা সম্পর্কে স্বচ্ছ হওয়া গ্রুপের জন্য কল্যাণ বয়ে আনবে। বাহ্যিকভাবেঃ- “স্বচ্ছতা” গ্রাহক, সরবরাহকারী এবং বিনিয়োগকারীদের নিশ্চয়তা দেয় যে কোম্পানি সঠিক পথে রয়েছে। অভ্যন্তরীণভাবেঃ-“স্বচ্ছতা” সবাইকে উচ্চ মানদণ্ডে রাখবে এবং এটি নিশ্চিত করবে যে, “আমরা যা বলি তাই আমরা করি”।
স্বচ্ছতার সামগ্রিক দৃষ্টিভঙ্গির ক্ষেত্রে, গ্রুপ স্বীকার করে যে গোপনীয় এবং প্রতিযোগিতামূলক তথ্য প্রকাশ করা উচিত নয়। সকল কর্মচারীদের তথ্যের গোপনীয়তা রক্ষা করার একটি বাধ্যবাধকতা আছে।
প্রাণ- আর এফ এল গ্রুপ তার ওয়েবসাইটে প্রকাশ করা তথ্যের পরিমাণ বর্ধিত করতে প্রতিশ্রুতিবদ্ধ।

শেয়ারহোল্ডারদের সাথে নিষ্ঠাপূর্ণ আচরণ
প্রাণ-আরএফএল গ্রুপের বেশিরভাগ প্রতিষ্ঠানে জনাব আহসান খান চৌধুরী এবং তাঁর পরিবারের বহু পরিমানে শেয়ার আছে, তবে অনেক কোম্পানীতে সংখ্যালঘু শেয়ারহোল্ডারও রয়েছে এবং তাদের মধ্যে দুটো প্রতিষ্ঠানের বেশির ভাগ শেয়ারগুলো স্টক এক্সচেঞ্জে সার্বজনীনভাবে লেনদেন করা হয়। প্রাণ-আরএফএল গ্রুপটি বিকাশের সাথে সাথে এটি অনুমেয় যে, সংখ্যালঘু শেয়ারহোল্ডারদের দ্বারা বিনিয়োগ করা অর্থের পরিমাণ বৃদ্ধি পাবে।
প্রাণ-আরএফএল গ্রুপ স্বীকার করে যে, যদি কোম্পানি বিনিয়োগ হিসেবে কারও কাছ থেকে অর্থ গ্রহণ করে তবে প্রতিষ্ঠানকে অবশ্যই সেই আমানতকারীদের সঙ্গে সততার সাথে লেনদেন করা উচিত।
সংখ্যালঘু বিনিয়োগকারীদের অবশ্যই তাদের যেকোনো আইনি অধিকার অনুশীলন করতে সক্ষম হওয়া উচিত (উদাহরণস্বরূপ, বার্ষিক শেয়ারহোল্ডারদের মিটিংয়ে অংশগ্রহণ) এবং তাদের বিনিয়োগের কার্যকারিতা নিরীক্ষণের জন্য তাদের প্রয়োজনীয় তথ্য অবশ্যই দিতে হবে।
উপদেষ্টা পর্ষদ / পরিচালনা পর্ষদের কাজের অংশ হল সংখ্যালঘু শেয়ারহোল্ডারদের যথাযথভাবে বিবেচনা করা হচ্ছে কিনা তা নিশ্চিত করা।